Стандарт управління проектами організації (або Регламент)

Дії, повноваження і відповідальність департаментів, підрозділів, відділів, служб і окремих співробітників, що залучаються до проектних робіт, роль керівника проекту та участь вищого керівництва повинні бути описані в комплекті регламентуючих документів, зазвичай званому "Регламент управління корпоративними проектами".

Життєздатний Регламент повинен враховувати як особливості бізнесу, культури, традицій конкретної організації, так і існуючий світовий досвід ведення проектів (зокрема рекомендації PMI). При комплексному впровадженні КСУП, розробка положень Регламенту проводиться разом з плануванням обраних Замовником пілотних проектів, що дозволяє Замовнику отримати "працючий" документ. Запустити Регламент в промислову експлуатацію - часто означає поміняти сформовані звички та традиції ведення проектів. Ми допомагаємо зробити ті зміни, які ведуть до поліпшення культури управління проектами.

Склад документів Регламенту:

До складу Регламенту входять наступні розділи, більшість з яких є обов'язковими, деякі специфічні і розробляються для Замовника додатково.

Положення про організаційних структурах компанії, що підтримують управління проектами:

Проектний офіс;
Менеджери і команди проектів;
Департамент розвитку;
Залучення співробітників до проектних робіт;
Управління субпідрядниками та зовнішніми організаціями.

Регламенти основних процесів управління проектами, ролі, повноваження, відповідальність, процедури:

Ініціація, порядок фінансування і управління бюджетами проектів;
планування;
Моніторинг і контроль;
Управління змінами;
Завершення, аналіз отриманих уроків, преміювання та мотивація;
Формування історії компанії.

Інструкції з виконання операцій в інформаційній системі корпоративного управління проектами.
Процедури по використанню унікальних компонентів, створених для даного Замовника.
Структури проектів, додаткові положення.

Організація робіт

Розробка Регламенту ведеться паралельно з плануванням обраних Замовником пілотних проектів. В цьому випадку у наших консультантів є можливість глибоко проникнути в специфіку бізнесу Замовника, запропонувати життєздатні варіанти інструкцій/рекомендацій Регламенту. З досвіду існуючих впроваджень, перші версії працючих документів Регламенту створюються після 2-3 ітерацій. Остаточна адаптація відбувається на етапі дослідно-промислової експлуатації КСУП.

Структура та оформлення

Документи, що становлять Регламент, організовані спеціальним, матричним способом. Подібні структури дозволяють досягти необхідної легкості в практичному використанні у Замовника. У будь-який момент управління проектом (ініціації, планування, виконання / управлінні змінами, завершення), кожен співробітник (вище керівництво, керівник проекту, керівник відділу, співробітник відділу, партнери та ін.) Повинен знати, що від нього вимагається для успішного виконання проекту в заплановані терміни і гроші.

Структурування документів Регламенту надає учаснику проекту в кожен момент часу коротку (2 3 сторінки) інструкцію, що потрібно робити саме зараз і саме йому, позбавляючи його від читання багатотомних документів. Документи Регламенту одночасно структуруються:

з одного боку - по групах процесів управління проектами (ініціації, планування, виконання / управлінні змінами, завершення);
з іншого - по організаційній структурі Замовника (вище керівництво, проектний офіс, керівники проекту, департаменти / відділи, партнери / субпідрядники і т. д.).