Стандарт управления проектами организации (или Регламент)

Действия, полномочия и ответственность департаментов, подразделений, отделов, служб и отдельных сотрудников, привлекаемых к проектным работам, роль руководителя проекта и участие высшего руководства должны быть описаны в комплекте регламентирующих документов, обычно называемом "Регламент управления корпоративными проектами" .

Жизнеспособный Регламент должен учитывать как особенности бизнеса, культуры, традиций конкретной организации, так и существующий мировой опыт ведения проектов (в частности рекомендации PMI). При комплексном внедрении КСУП, разработка положений Регламента проводится вместе с планированием выбранных Заказчиком пилотных проектов, что позволяет Заказчику получить "работающий" документ. Запустить Регламент в промышленную эксплуатацию - часто означает поменять сложившиеся устои и традиции ведения проектов. Мы помогаем сделать те изменения, которые ведут к улучшению культуры управления проектами.

Состав документов Регламента:

В состав Регламента входят следующие разделы, большинство из которых обязательны, некоторые специфичны и разрабатываются для Заказчика дополнительно.

Положения об организационных структурах компании, поддерживающих управление проектами:
- Проектный офис;
- Менеджеры и команды проектов;
- Департамент развития;
- Привлечение сотрудников к проектным работам;
- Управление субподрядчиками и внешними организациями.
Регламенты основных процессов управления проектами, роли, полномочия, ответственность, процедуры:
- Инициация, порядок финансирования и управления бюджетами проектов;
- Планирование;
- Мониторинг и контроль;
- Управление изменениями;
- Завершение, анализ полученных уроков, премирование и мотивация;
- Формирование истории компании.
Инструкции по выполнению операций в информационной системе корпоративного управления проектами.
Процедуры по использованию уникальных компонентов, созданных для данного Заказчика.
Структуры проектов, дополнительные положения.

Организация работ

Разработка Регламента ведется параллельно с планированием выбранных Заказчиком пилотных проектов. В этом случае у наших консультантов есть возможность глубоко проникнуть в специфику бизнеса Заказчика, предложить жизнеспособные варианты инструкций/рекомендаций Регламента. По опыту существующих внедрений, первые версии работающих документов Регламента создаются после 2-3 итераций. Окончательная адаптация происходит на этапе опытно-промышленной эксплуатации КСУП.

Структура и оформление

Документы, составляющие Регламент, организованы специальным, матричным способом. Подобные структуры позволяют достичь необходимой легкости в практическом использовании у Заказчика. В любой момент управления проектом (инициации, планировании, выполнении/управлении изменениями, завершении), каждый сотрудник (высшее руководство, руководитель проекта, руководитель отдела, сотрудник отдела, партнеры и др.) должен знать, что от него требуется для успешного выполнения проекта в запланированные сроки и деньги.

Структурирование документов Регламента предоставляет участнику проекта в каждый момент времени короткую (2- 3 странички) инструкцию, что нужно делать именно сейчас и именно ему, избавляя его от чтения многотомных документов. Документы Регламента одновременно структурируются:

с одной стороны - по группам процессов управления проектами (инициации, планировании, выполнении/управлении изменениями, завершении);
с другой - по организационной структуре Заказчика (высшее руководство, проектный офис, руководители проекта, департаменты/отделы, партнеры/субподрядчики и т. д.).