Форми Обміну в MS Excel
Отримання фактичних обсягів виконаних робіт з Construction Project
Важливим елементом дисципліни управління проектами в організації є отримання даних про фактично виконані роботи проекту. Розсилка завдань призначеним ресурсів і отримання від них заповнених документів (табелів \ звітів) з наступним затвердженням керівником - найпоширеніша технологічний ланцюжок отримання факту. У ній є, з одного боку, важливий поділ відповідальності:
- первинний документ, заповнений безпосереднім виконавцем. Це або призначений на завдання ресурс, або відповідальна особа (часто технагляд в разі будівництва) - приймальник в разі виконання робіт зовнішнім підрядником.
- підтвердження отриманих первинних документів керівником проекту, який бачить наслідки і всю картину в цілому.
а з іншого, - звільняє керівника проекту від необхідності постійно вручну оновлювати факт. Ручне введення «по-денного» факту в масштабні проекти з тисячами завдань справа стомлююча. Найчастіше все вироджується в банальне проставлення «% виконання» і скорочення числа завдань (зменшення ступеня деталізації), а сам проектний план перестає відображати реальність, втрачаючи управлінський сенс.
Construction Project додає ці можливості в звичайний «десктопний» Microsoft Office Project Standart. Технічно, один із сценаріїв виглядає так:
- Ви вказуєте в налаштуваннях розділяється каталог (в хмарі або на файловому сервері) куди будуть мати доступ виконавці, які призначаються на завдання.
- Щоб роздати завдання (табелі) натискаєте опублікувати потрібну форму в «Конструкторі Форм». При цьому для кожного виконавця створиться підпапка в каталозі вище, а в ній - самі табелі в MS Excel.
- Призначаєте доступ по запису кожному виконавцю до «своєї» підпапці (це робиться один раз для кожного нового виконавця)
- По заданому регламентом (наприклад, один або два рази на тиждень) зобов'язує виконавців заповнювати факт в табелях.
- Після заповнення (зазвичай, на наступний день) - відкриваєте проекти в MS Project, заходите в «Менеджер обмінних Форм». Дивіться який введений факт і приймаєте (або не приймаєте) його. Проект оновлюється автоматично після прийому факту.
Детально у ВІДЕО нижче.