Отримання фактичних обсягів виконаних робіт з Construction Project

Важливим елементом дисципліни управління проектами в організації є отримання даних про фактично виконані роботи проекту. Розсилка завдань призначеним ресурсів і отримання від них заповнених документів (табелів \ звітів) з наступним затвердженням керівником - найпоширеніша технологічний ланцюжок отримання факту. У ній є, з одного боку, важливий поділ відповідальності:

первинний документ, заповнений безпосереднім виконавцем. Це або призначений на завдання ресурс, або відповідальна особа (часто технагляд в разі будівництва) - приймальник в разі виконання робіт зовнішнім підрядником.
підтвердження отриманих первинних документів керівником проекту, який бачить наслідки і всю картину в цілому.

а з іншого, - звільняє керівника проекту від необхідності постійно вручну оновлювати факт. Ручне введення «по-денного» факту в масштабні проекти з тисячами завдань справа стомлююча. Найчастіше все вироджується в банальне проставлення «% виконання» і скорочення числа завдань (зменшення ступеня деталізації), а сам проектний план перестає відображати реальність, втрачаючи управлінський сенс.

Construction Project додає ці можливості в звичайний «десктопний» Microsoft Office Project Standart. Технічно, один із сценаріїв виглядає так:

Ви вказуєте в налаштуваннях розділяється каталог (в хмарі або на файловому сервері) куди будуть мати доступ виконавці, які призначаються на завдання.
Щоб роздати завдання (табелі) натискаєте опублікувати потрібну форму в «Конструкторі Форм». При цьому для кожного виконавця створиться підпапка в каталозі вище, а в ній - самі табелі в MS Excel.
Призначаєте доступ по запису кожному виконавцю до «своєї» підпапці (це робиться один раз для кожного нового виконавця)
По заданому регламентом (наприклад, один або два рази на тиждень) зобов'язує виконавців заповнювати факт в табелях.
Після заповнення (зазвичай, на наступний день) - відкриваєте проекти в MS Project, заходите в «Менеджер обмінних Форм». Дивіться який введений факт і приймаєте (або не приймаєте) його. Проект оновлюється автоматично після прийому факту.

Детально у ВІДЕО нижче.