Управление строительством (+импорт смет)

ГлавнаяОтраслевые решенияУправление строительством (+импорт смет)

1 Вступление

Организовать приемлемое планирование, учет фактического выполнения и управление изменениями в строительных проектах оказывается трудоемкой задачей из-за большого количества материальных, трудовых ресурсов и машин/механизмов, участвующих в современных стройках. К примеру, для организации Застройщика результатом приемлемого, «не грубого» планирования определим календарные планы со следующими свойствами:

1) Получена оценка себестоимости строительного проекта, близкая к реальной (видеть свое «дно»)

2) В полученном календарном плане есть все работы (строительные, организационные и др…), необходимые и достаточные для успешного завершения проекта,

3) Каждая строительная операция измеряется в своих единицах физического объема и содержит все необходимые материальные и трудовые в соответствии с:

нормой расхода данного ресурса для операции (государственные, отраслевые нормы расхода и внутренние нормы организации застройщика)
себестоимостью данного ресурса для организации застройщика,

4) Рассчитаны потребности всех материальных и трудовых ресурсов во времени,

5) Рассчитаны сроки проекта, себестоимость проекта во времени, расчетная прибыль.

Результатом качественного контроля и управления изменениями на этапе выполнения проекта можно считать:

1) Быстрое (в идеале - «прямо со строй-площадки») получение отчетности о выполненных строительных операциях в соответствующих единицах физического объема (м³, м², тонны, штуки и т. д,)

2) Сравнение текущего («на сегодня») хода выполнения работ с запланированным первоначально (Базовым).

3) Возможность быстрой корректировки будущих работ на основании сравнительных выводов пункта 2.

Если использовать описанную выше методологию и информационную систему, ее поддерживающую, появляется возможность:

1) повысить точность оценки реальной себестоимости проекта на этапе планирования,

2) вложится в бюджет, благодаря оперативному управлению ходом работ на другом, по сравнению с существующей практикой, качественном уровне (описанию этого качественном уровня предназначена эта публикация).

3) Вести много проектов одновременно, точнее распределяя ресурсы между ними.

2 Проблематика

Современные программные комплексы управления проектами позволяют реализовать методологию, описанную во вступлении. На практике же, попытки спланировать, а потом организовать учет фактического выполнения строительных работ с такой точностью, - занимают очень много времени. Одна строительная операция использует 5-20 материальных/трудовых ресурсов, которые нужно ввести в соответствии с нормами расхода каждого ресурса для этой операции. Нормы расхода ресурсов – большие справочники на основе норм Госстроя, отраслевых норм, внутренних норм/расценок застройщика. Даже для небольшой стройки количество операций составит несколько сотен. Общие трудозатраты на планирование и проверку ошибок составят 300-500 часов. На этапе выполнения ввод фактических данных о выполненных операциях и израсходованных ресурсах – кропотливая работа, с большой вероятностью ошибок. Корректировка и перепланирование будущих работ (управление изменениями) проекта также займет много времени.

В конце концов, и прорабы, и Высшее руководство Застройщика бросают «эти современные теории и технологии» и планируют, как привыкли, - в оценках «по предыдущему опыту», скрывая в сметных обоснованиях для Заказчика резервы,- «на случай, если будут проблемы». Рентабельность строительных проектов высока (во всяком случае, была высока до финансового кризиса 2008 года) и, будем откровенны, - 10 – 20% превышения расчетной себестоимости, - в пределах допустимого.

3 Суть решения

Вашему вниманию предлагается решение, удовлетворяющее требованиям, указанным во «Вступлении», но лишенное трудоемкости, описанной в «Проблематике».

В современной строительной практике широко используются программные комплексы (АВК3, Строительные технологии смета, и др…) подготовки сметного обоснования стоимости строительства на основе государственных и отраслевых норм расхода ресурсов при выполнении строительных работ. У каждого Застройщика, как правило, есть сметный отдел с квалифицированными сметчиками, которые подготавливают сводный сметный расчет объекта. Полученный сводный сметный расчет и входящие в него локальные сметы утверждаются Заказчиком, согласовывается график финансирования и подписывается Договор. Сводный сметный расчет (Договорная Цена) является частью Договора. По мере выполнения строительных работ Заказчиком утверждаются отчетные документы (Форма 2 и другие стандартные формы), на основании которых подписываются Акты выполненных работ.

Набор локальных сметных расчетов (далее локальных смет) содержит полный состав работ, материалов, машин и механизмов, необходимых для строительства объекта согласно:

1) нормам расхода каждого материала\работы\механизма в каждой операции,

2) расценок материала\работы\механизма,

Сводный сметный расчет стройки объединяет локальные сметы и добавляет статьи общепроизводственных расходов, прибыли, НДС и др., для всей стройки.

В описываемом решении данные, полученные из сметных комплексов используются для:

1) автоматического формирования состава работ в программе MS Project Pro,

2) последующего создания календарного плана выполнения работ с учетом технологической последовательности выполнения строительных работ,

3) определения потребности в ресурсах во времени (когда и сколько каждого материала\работы\механизма потребуется)

4) учета фактически выполненных работ и передачи факта в сметный комплекс,

5) перепланирования будущих работ и соответствующей корректировкой сметной документации,

При этом объемы работ, объемы используемых ресурсов, расценки ресурсов соответствуют сметному расчету.

ПРИМЕЧАНИЕ:

Отметим, что при внедрении решения в организации роль и ответственность сметного отдела возрастает. От точности их расчета будет зависеть гораздо больше, чем просто «обосновать Заказчику заданную цифру при помощи Сводного сметного расчета».

4 Подробное описание решения

4.1 Архитектура решения

Где,

АВК3, Строительные Технологии-Смета, Прочие - сметные комплексы, выполняющие сводный расчет и поддерживающие отраслевой .idb формат обмена данными.
ТК Инвестор – программный комплекс интеллектуальной обработки сметных данных от компании Infobud (http://infobud.com.ua/programmnoe-obespechenie-7.html), предназначенный для обработки сметных данных в вид, приемлемый для последующего планирования КИСУП.
КИСУП - Корпоративная Информационная Система Управления Проектами на платформе Microsoft Enterprise Project Management (2007/2010).

4.2 Управление строительным проектом с помощью PMF.Construction

Ниже приведена основная последовательность управления строительным проектом.

4.2.1 Планирование

Подготовка Актуального Сметного Расчета

Сметный отдел подготавливает так называемый Актуальный Сметный Расчет (АСР) с помощью, к примеру, АВК3. Этот документ создается одновременно с созданием основного сводного сметного расчета, предоставляемого Заказчику для обоснования Договорной Цены. Однако АСР – документ внутренний, удовлетворяющий следующим основным требованиям:

1) Используются расценки ресурсов, отражающие реальную себестоимость ресурса для Застройщика.

2) Используются реальные показатели производительностей машин\механизмов Застройщика

3) Размер прибыли в АСР подбирается таким образом, что бы выйти на Договорную Цену, согласованную с Заказчиком.(то есть Прибыль – не фиксированный параметр сводного сметного расчета, как это обычно по госстрою или отраслевым нормам, а изменяемый)

Таким образом, АСР - внутренний документ,

1) оценивающий реальную себестоимость и прогнозируемый размер реальной «грязной» прибыли (gross margin) строительства объекта.

2) Оценки длительности строительных операций (на основании реальной производительности ресурсов) оказываются более точными.

К примеру:

Актуальный Сметный Расчет быстро подготавливается модификацией подготовленного сметного расчета для Заказчика. Проводится замена расценок и норм производительности на реальные расценки и нормы Застройщика. Застройщик должен иметь базу реальных, «своих» цен на материалы, и «своих» актуальных производительностей ресурсов.

Обработка АСР в комплексе ТК Инвестор

Полученный АСР (в формате .ibd) нужно подготовить для того, что бы корректно создать календарный план работ в MS Project Pro.

Существует ряд ограничений, не позволяющих «в лоб» перенести сметные данные в работы и ресурсы плана MS Project и сохранить при этом целостность данных (один из критериев проверки целостности – Затраты в плане MS Project должны быть равны договорной цене АСР). К примеру,

1) в смете допускается указать материальны ресурс, не соотнося его с какой либо строительной операцией, в MS Project это недопустимо,

2) Смета может быть составлена без учета технологической последовательности выполнения работ, что сразу затруднит последующее планирование этих работ во времени, не даст корректно установить причинно-следственные связи операций,

3) Другие несоответствия моделей данных двух разных информационных систем.

Для устранения подобных ограничений, а также для получения в дальнейшем качественной технологической модели выполнения строительных работ используется продукт ТК-Инвестор из семейства продуктов ТК-ИСС (Интеллектуальные Строительные Сметы). Работа с ТК-Инвестор, после небольшого обучения, обычно не вызывает у сметчиков особых затруднений и приносит не мало улучшений.

В результате подготовки АСР в ТК-Инвестор получаем промежуточный файл, готовый для следующего шага - обмена данными с КИСУП.

Создание календарного плана работ в КИСУП

Полученный из ТК-Инвестора промежуточный файл импортируется в КИСУП (а именно, - в MS Project 2007 Pro) c помощью компонент PMF.Construction.

В результате первоначального импорта данных АСР получаем (см. рисунок) :

1) иерархическую структуру работ в соответствии с разделами сметы,

2) все строительные операции измеряются в тех единицах физического объема (колонки «Физ. Объем», «Ед. Изм» на рисунке), которые указаны в смете (или выбраны в ТК-Инвесторе, при подготовке сметы)

3) на каждую строительную операцию назначены ресурсы, указанные в смете в соответствующих объемах, (нижняя часть окна на рисунке показывает ресурсы, назначенные на операцию №7)

4) Ресурсы перенесены с расценками, указанными в смете,

5) Статьи сводного сметного расчета (Прибыль, НДС, Общепроизводственные расходы..) распределены пропорционально, между всеми строительными операциями,

6) Полученные в MS Project затраты (поле Затраты) по всему проекту равны Договорной Цене АСР (Актуального Сметного Расчета),

Таким образом, весь состав работ проекта формируется автоматически из подготовленной сметы АСР.

На следующем шаге руководитель проекта вместе технологом выстраивает логические связи операций, указывая какие строительные операции, когда должны выполняться. Для этого используется стандартные функции планирования MS Project Pro.

В разрабатываемый календарный план добавляются другие задачи, сопровождающие строительство, но отсутствующие в смете (к примеру, - закупки, получение разрешительных документов, согласования и т д).

Заметим, что строительные операции, импортированные из сметы, синхронизируются со сметным комплексом ТК-Инвестор, и если происходит изменения в смете (добавление, изменение операций), то эти изменения передаются MS Project Pro при последующей синхронизации.

В результате разработан календарный план, в котором строительные операции корректно распределены во времени, отражают технологию проведения строительных работ, добавлены все «организационные» задачи, назначены исполнители, сформированы управленческие резервы. Используя созданный календарный план, можно оценить:

1) Сроки проекта, исходя из реальной производительности ресурсов Застройщика (напомним, что календарный план создавался на основе АСР, а АСР создан на основе реальных производительностей и расценок ресурсов)

2) Потребность в материальных, трудовых ресурсах, машинах и механизмах во времени. То есть, когда и сколько ресурсов будет необходимо.

3) Себестоимость проекта во времени. То есть, когда и какое финансирование будет необходимо для успешного выполнения проекта.

ВЫВОДЫ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ:

1) Быстрое создание оперативного календарного плана работ на основании сметных расчетов придает целостность общему решению по планированию строительного проекта, являясь замыкающим (с) звеном в цепочке:

«Архитектурный дизайн и проектирование объекта»
«Подготовка сметного расчета объекта»
c. «Разработка календарного плана выполнения работ».

2) Высокая точность модели выполнения будущего проекта, в виде календарного плана, составленного на основе сметы.

3) Календарный план в формате MS Project содержит все данные, необходимые для эффективного управления проектом на этапе выполнения.

4.2.2 Выполнение и контроль

Создаваемый календарный план работ сохраняется в КИСУП. После того, как план утвержден и проект готов к старту, высшее руководство сохраняет утвержденную версию плана (в терминах КИСУП называемую «Базовым планом»). Работы начинают выполняться, в систему поступают фактические данные.

В каждый момент времени, и руководитель проекта, и высшее руководство видит, - насколько текущее состояние проекта соответствует первоначально запланированному в Базовом плане. Для высшего руководства достаточно беглого взгляда на индикаторы, что бы понять, - проект идет, как запланировано, либо нужно вмешаться.

Как организован сбор фактических данных?

За каждый объем работ календарного плана назначается сотрудник, ответственный за ввод следующих фактических данных:

1) Сколько, в м³, м², тоннах, штуках и т. д. (напомним, что у каждой строительной операции своя единица измерения) выполнено в каждый день (или за неделю).

2) Сколько в м³, м², тоннах, штуках и т. д., еще нужно сделать что, бы полностью завершить данную работу календарного плана. Этот параметр вводить каждый раз не нужно. Автоматически он вычисляется, как разница между сделанным и изначально запланированным. Однако его можно и нужно корректировать, если фактически выполняемый объем работы оказывается отличным от запланированного.

На рисунке ниже сотрудник назначен курировать пять работ проекта 01_01_ИспытательныйСтенд.

Сотрудник заходит с помощью Интернет Обозревателя (для сотрудников не нужно никакое дополнительное программное обеспечение) в раздел своих задач КИСУП и :

1) Выбирает задачу (на рисунке «Сварка стыков при диаметре арматуры до 32мм».Для задачи показаны единицы измерения этой операции (в 100 стыков), общий объем работы 46 стыков, начало 09.06.2008 плановое окончание 13.06.2008

2) Нажимает на поле «Ход выполнения» и в открывшемся расписании недели вводит - сколько стыков было сделано за каждый день, а в поле «Оставшиеся трудозатраты» - можно откорректировать число стыков, которые еще осталось сделать.

Полученные повременные (за каждый день) данные о выполненных объемах операции используются для пропорционального пересчета фактически потраченных ресурсов, назначенных на эту операцию. В примере на рисунке, в операции «Сварка стыков…» участвуют (согласно сметному расчету) следующие ресурсы (в календарном плане MS Project они назначены на работу «Сварка стыков..»):

Электроды, диаметр 4 мм, марка Э55 – 30 кг
Трубы стальные прямошовные и спиральношовные, внешний диаметр 630 мм – 90 кг
Установка для сварки ручной дуговой, постоянного тока, - 16,8 часов
Рабочие-строители – 12,2 часа

Если в понедельник 09.06.2008 (см рисунок) выполнено 15 стыков из 46, то пропорционально 15/46 в фактический расход понедельника для перечисленных ресурсов спишутся следующие значения, - для электродов 30кг × 15/46 = 9,78 кг, для труб = 29,34 кг, для сварочной установки = 5,47 часа

Для некоторых, «особо важных» материалов, машин и механизмов (обычно их называют корпоративными ресурсами) можно вести индивидуальный учет факта, также определив сотрудника ответственного за использование данного ресурса.

Таким образом, весь проект разбивается между сотрудниками – диспетчерами, курирующими «свои» объемы работ. Ввод фактических данных распараллеливается между многими, снижая административную нагрузку по управлению проектом.

Заметим, реализованы разные способы ввода фактических данных в систему (к примеру, - собирать файлы Excel с табличками фактических данных), но показанный на рисунке способ имеет преимущество, - КИСУП может быть безопасно открыта в Интернет. Диспетчером может быть, к примеру, прораб, находящийся прямо на объекте. Нет технических сложностей, - отчитаться о выполненных за день (неделю) задачах, зайдя в КИСУП через Интернет и даже прикрепить к задаче фотографию с объекта.

Далее, руководитель всего проекта утверждает (либо не утверждает и оправляет на корректировку) присылаемые диспетчерами фактические данные, а после утверждения введенные данные попадают в календарный план, хранящийся в КИСУП. План динамически перестраивается на основании фактических данных и проект «живет» отображая как реальность, сложившуюся в проекте, так и прогноз на основании этой реальности.

ВЫВОДЫ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ И КОНТРОЛЮ:

1) Ввод фактических данных о выполняемых строительных работах прост в освоении и точен.

2) Подготовленный на этапе планирования календарный план, отображает реальность, сложившуюся в проекте на этапе выполнения, предоставляя Высшему руководству:

Фактические объемы выполненных работ, потраченных ресурсов и соответствующих денег,
Сравнительную аналитику

i. что было запланировано сделать до сегодняшнего дня ( и за какие деньги),

ii. что было сделано до сегодняшнего (и за какие деньги),

iii. что еще осталось сделать и на какую дату завершения выходит проект.

iv. какой на сегодняшний день размер прибыли по проекту

v. другие отчеты, разрабатываемые индивидуально для заказчика …

3) Получаемые фактические данные используют для совершенствования сметных расчетов и накопления базы знаний компании Застройщика. Со временем АСР становится точнее, внутренние расценки и нормы расхода ресурсов – оптимальные.

5 Заключение

Описанное решение разработано для компаний, непосредственно выполняющих строительные работы, и желающих вывести организацию своего бизнеса на более высокий качественный уровень. Повышение качественного уровня, прежде всего, связано с более точными расчетами себестоимости строительства на этапе планирования и оперативного управления изменениями на этапе выполнения. Повышение точности в расчетах себестоимости строительства и уверенность в том, что компания может вложиться в расчетные деньги, позволяет предлагать рынку агрессивные цены, сохранить рентабельность и получить конкурентные преимущества.