1. Цели использования

Если в Ваших проектах преобладают работы, выполняемые внешними организациями, а Ваши сотрудники осуществляют контроль и приемку этих работ - то следующее отраслевое решение, приведенное ниже, может быть Вам полезным.

Для выполнения крупных проектов привлекается множество подрядных организаций и партнеров. Объем работ проекта разбивается на отдельные блоки, выполнение которых поручается подрядчикам. Состав и сроки выполнения работ каждого блока согласовывается с выбранным подрядчиком и входит в спецификации заключаемого с этим подрядчиком контракта. Грамотное планирование всего объема работ проекта позволяет корректно увязать работы отдельных подрядчиков, не потерять причинно-следственные связи задач и получить жизнеспособную «динамическую» модель всего проекта, оценить сроки и привлекаемые ресурсы. На этапе выполнения поступают фактические данные выполненных работ, и модель перестраивается, отражая текущий прогресс, отставание от первоначального плана, прогноз по завершению и другие показатели. Описанный подход традиционен и может быть выполнен в большинстве программных продуктов управления проектами.

Но актуальные финансовые проекции во времени, удовлетворяющие, к примеру, следующим требованиям, организовать может не каждый:

- графики запланированных и осуществленных платежей каждому из подрядчиков и по проекту в целом,
- графики стоимостей выполненных и будущих работ по каждому из подрядчиков и по проекту в целом,
- сравнение текущих стоимостей работ и первоначально запланированных по каждому из подрядчиков и по проекту в целом,
- графики стоимостей работ, закрытых Актами выполненных работ, по каждому из подрядчиков и по проекту в целом,
- балансы авансовых платежей, выполненных работ, работ закрытых Актами выполненных работ по каждому из подрядчиков.

Ниже предложено описание отраслевого решения для платформы Microsoft Enterprise Project Management, обладающее упомянутыми и дополнительными свойствами. Цель решения – получить аналитическую и финансовую информацию о ходе выполнения проекта:

- актуальную (по состоянию на сегодня),
- в одном месте (обычно аналитика о прогрессе проекта у руководителя проекта, а финансовая отчетность в отделе финансов/бухгалтерии),
- в удобном, структурированном виде, с различной степенью детализации,
- с аналитикой и анализом изменений (сравнение с предыдущими оценками, периодами и т д..)

2. Принцип планирования – выполнения подрядных работ

Работа отраслевого решения основана на следующем принципе планирования и учета выполнения подрядных работ.

1) На этапе планирования с подрядчиком согласовывается стоимость и длительность каждой работы, которую он будет выполнять. Стоимость назовем PLAN. Перечень всех работ и стоимости формируют спецификацию работ заключаемого с подрядчиком контракта.

2) На этапе планирования с подрядчиком согласовывается график оплат (авансовые платежи и оплаты по факту выполнения работ). Каждая оплата вноситься в план проекта MS Project в виде отдельной задачи «Оплатить аванс …», «Осуществить оплату…» с указанием суммы платежа (подробнее ниже). Назовем сумму платежа PAID. Задачи оплат логически увязываются с задачами плана с помощью связей, используя техники работы с программным продуктом MS Project Pro. Перед стартом проекта график платежей сохраняется, назовем его BS_PAID.

3) На этапе выполнения вносится процент выполнения каждой работы, дата начала, оставшаяся длительность и т д, стандартно, с помощью WEB Access, либо MS Project Pro. В соответствии с введенным %завершения работы вычисляется фактическая стоимость выполненной работы. Назовем фактическую стоимость FACT = PLAN* «%завершения». Нюансы взаимного пересчета FACT↔ PLAN и наоборот (если, к примеру, 20% фактически выполненной работы отличаются по стоимости от произведения PLAN* «%завершения») описаны ниже.

4) На этапе выполнения работа закрываются Актами выполненных работ. Стоимость работы закрытой работы согласно предоставленному в бухгалтерию подписанному Акту выполненных работ назовем ACT.

Следствием работы программного кода, обрабатывающего введенные данные, является полная картина о прогрессе, статусе и прогнозе проекта, как указано в пункте 1 «Цели использования».

К примеру:

1) Для одного из выбранных Подрядчиков в автоматически формируемом графическом отчете можно видеть, что по состоянию на текущую 35 неделю проекта:

Оплачено 3 000 000 грн
Должно быть выполнено работ на 1 500 000 грн
Фактически выполнено на 1 000 000 грн
Из них закрыто Актами 850 000 грн

2) Подобный отчет, но уже по нескольким подрядчикам, участвующим в проекте. (если используется корпоративная система управления проектами на базе MS Project Server, - то по группе проектов)

Подробную информацию о возможностях решения Вы можете узнать у специалистов компании PMF.