Внедрение «12 результатов»

Главная » Промышленное внедрение систем » Внедрение «12 результатов»

Идеальным вариантов внедрения системы управления проектами является Внедрение «под ключ». В этом случае достаточно быстро создается полноценный программно-методологический комплекс, позволяющий эффективно управлять всем портфелем проектов компании. Но бывает так, что компания не готова внедрять полнофункциональную систему УП. Причины тому, например:

  • отсутствие всего объема требуемых денег;
  • непонимание целесообразности внедрения системы УП;
  • очень плотная загрузка сотрудников, необходимых для внедрения системы;
  • желание вырастить систему спокойно, без спешки, получая ощутимый результат на каждом этапе внедрения;
  • желание проверить профессионализм консультантов, прежде чем доверять им полный объем работ по внедрению;
  • и пр.

12 результатовЭкспертами компании PMF разработан уникальный комплекс мероприятий по внедрению системы УП, состоящий из 12 результатов. Каждый результат создается отдельно, достаточно быстро и стоит относительно недорого, но сразу после создания начинает работать на Заказчика. Заказчик может прекратить или приостановить внедрение на любом из результатов, при этом уже созданные результаты будут продолжать работать. После реализации всех 12 результатов, Заказчик, как и в случае внедрения «под ключ» получает полноценный программно-методологический комплекс для управления проектами.

12 результатов включают:

  1. Планирование проектов
  2. Организацию отчетности
  3. Установку программно-аппаратного комплекса
  4. Формирование Центра Управления Проектами
  5. Обучение методологии УП и ПО для управления проектами
  6. Разработку и внедрение мультипроектного управления
  7. Стандартизацию объемов работ проектов
  8. Разработку и внедрение мультиресурсного управления
  9. Разработку и внедрение регламента управления проектами
  10. Разработку и внедрение шаблонов управленческих документов
  11. Разработку и внедрение ролевых инструкций
  12. Разработку специализированной отчетности

Подробно все результаты описаны ниже. При необходимости, некоторые результаты можно создавать параллельно. Общая последовательность достижения результатов представлена на схеме.

Внедрение «12 результатов» позволяет:

  1. Создать план финансирования проекта внедрения с учетом всех финансовых возможностей компании.
  2. Не привязываться к жестким срокам, а приостанавливать внедрение всегда, когда это необходимо.
  3. Постепенно менять сложившиеся подходы к управлению проектами, по мере принятия результатов сотрудниками компании.

Детальное описание 12 результатов

1. Планирование проектов

Описание Совместное планирование пилотных проектов Заказчика на локальной версии MS Project. Создание графиков и сопутствующих документов.
Достигаемые результаты
  1. Ответственные сотрудники Заказчика начинают планировать ход реализации каждого проекта от начала до завершения.
  2. Типовая наглядная иерархическая структура работ проектов.
  3. Для каждого пилотного проекта создаются:
    • Динамическая модель;
    • Базовый план;
    • Линия хода работ, автоматически указывающая на отставания и опережения;
    • Списки ключевых контрольных точек (вех) проекта.
  4. Появляется возможность вести учет временных, ресурсных и финансовых затрат проектов.
Инструменты
  • Планирование в MS Project.
  • Рабочие заседания со специалистами Заказчика.
  • Регламентирующие документы, действующие в компании и отрасли Заказчика.
  • Наработки Исполнителя по системам управления проектами.
Форма реализации Данный этап заменяет классическое консалтинговое исследование «КАК ЕСТЬ» бизнес-процессов заказчика. Но в отличие от «исследования», графики можно сразу применять на практике для исполнения и контроля проектов. На основе отслеживания графиков проектов определяются и структурируются интерфейсы взаимодействия подразделений компании друг с другом и с заказчиком проекта. Четко определяются, документируются и привязываются ко времени ответственности каждого из исполнителей проекта.
Разработка и использование Базовых планов обеспечивает канву для дальнейшего отслеживания проектов и платформу для разворачивания системы управления проектами.
В графики сразу вносятся все технологические взаимосвязи работ, что позволяет создать динамические модели исполнения проектов, с помощью которых можно автоматически отслеживать изменения сроков исполнения проектов. Динамическая модель проекта выглядит в виде общей иерархической структуры работ и детального графика исполнения с ответственными исполнителями, ресурсами и контрольными точками.
Ответственность Исполнителя Предоставить планировщиков, а также инструменты и наработки для планирования пилотных проектов Заказчика.
Ответственность Заказчика Начиная с первого Результата, Заказчику настоятельно рекомендуется назначить сотрудника, ответственного за Систему Управления Проектами.
На данном этапе, Заказчик обязан назначить сотрудника, ответственного за планирование проектов и обеспечить доступ к информации, необходимой для планирования. Также должны быть назначены администраторы и/или планировщики отдельных проектов.

2. Организация отчетности

Описание Отчетность может быть организована после планирования и создания Базового плана проекта. Выглядит в виде прогнозов по завершении и до завершения диаграмм, процентных и финансовых S-кривых с пессимистическим и оптимистическим прогнозами, а так же индексов CPI и SPI.
Достигаемые результаты Шаблоны и формы стандартизованной отчетности по исполнению проектов, включающие:

  • S-кривые (наглядные диаграммы планируемого и фактического хода работ от 0% до 100% с привязкой к датам);
  • пессимистический и оптимистический прогнозы завершения работ проекта;
  • прогнозы бюджета;
  • индексы SPI и CPI, отражающие динамику отставания или опережения.
Инструменты
  • Метод освоенного объема.
  • Программирование скриптов для автоматической отчетности.
  • Использование MS Excel для отображения отчетов.
  • Совещания по согласованию требований к отчетам и внешнего вида отчетов.
Форма реализации Для отслеживания текущего статуса исполнения проектов разрабатывается наглядная отчетность и внедряется ее регулярное использование и автоматический выпуск. Отчетность основана на Методе освоенного объема, применяемого для определения текущего и прогнозируемого статуса проектов.
Ответственность Исполнителя Предоставить аналитиков и программистов, а также инструменты и наработки для разработки и программирования отчетов Заказчика.
Ответственность Заказчика Предоставить требования к отчетности по проектам, а также согласовывать и давать замечания к созданным шаблонам и формам отчетности. Провести тестирование созданных отчетов.

3. Установка программно-аппаратного комплекса

Описание Инсталляция и настройка программно-аппаратного комплекса Microsoft Project Server 2010. Доступ сотрудников Заказчика к системе через Project Web Access вне зависимости от того, где географически сотрудники находятся.
Достигаемые результаты
  1. Инсталлированные и настроенные аппаратные сервера и лицензионное ПО.
  2. Систематизация и структуризация данных исполнения проектов.
  3. Единое хранилище данных о реализации проектов.
  4. Вэб страницы для каждого проекта.
  5. Организация разграниченного доступа к системе в зависимости от иерархии участников проектов.
  6. Безопасный доступ к системе из любой точки планеты через Интернет.
  7. Резервирование и архивирование данных.
Инструменты
  • Windows Server 2008
  • SQL Server 2008
  • SharePoint Server 2010
  • Project Server 2010
  • Обучение системных администраторов
  • Интернет
  • Фиксированный IP-адрес
  • Обеспечение безопасности
  • Файл (скрипт) настройки доступа для пользователей
  • OBS (оргструктура) всей организации Заказчика
Форма реализации Является следствием инсталляции и настройки аппаратного и программного обеспечения сервера MS EPM. Настройка системы на доступ к ней из любой точки мира.
Ответственность Исполнителя Предоставить системных администраторов и программистов, а также инструменты и наработки для инсталляции и настройки серверов.
Ответственность Заказчика Назначить ответственного системного администратора, а также провести собственное тестирование системы и удаленного доступа.

4. Формирование Центра Управления Проектами

Описание Формирование требований к руководителю и сотрудникам ЦУП. Совместный с Заказчиком подбор руководителя и, при необходимости, сотрудников ЦУП.
Достигаемые результаты
  1. Соответствующие критериям руководитель и сотрудники ЦУП.
  2. Исполнители отчитываются самостоятельно за выполненные работы.
Инструменты
  • Шаблон обучающего плана (выглядит в виде письма на эл.почту с гиперссылкой на пошаговые инструкции в системе).
  • MS EPM.
  • ПК пользователей.
  • Электронная почта.
  • Приказ по компании Заказчика о проведении обучающего плана.
  • Определение типа внесения первичной отчетности (факта): каждый за себя или через администраторов проектов.
Форма реализации Подбор персонала ЦУП, а также "обучение боем" для всех сотрудников компании Заказчика, состоящее из двух частей:

  1. Проведение обучающего плана, при котором в систему вводится специальный график проекта и всем вовлеченным сотрудникам рассылаются задачи. Выполнение задач связано с изучением самых необходимых элементов ПО, т.е. выполнения пошаговых инструкций – что и как нужно сделать, чтобы реализовать назначенные планом работы. После прохождения обучающего плана сотрудники имеют знания достаточные для начального использования системы.
  2. Совместное с нашими консультантами планирование, выполнение и отслеживание проектов. Получение консультаций, знаний и перенятие опыта от сотрудников PMF.
Ответственность Исполнителя Предоставить планировщиков и консультантов, а также инструменты и наработки, для подбора персонала и проведения обучающего плана. Создание отчета о результатах обучения (сколько времени заняло по каждому сотруднику, какие вопросы возникали и т.д.).
Ответственность Заказчика Издание Приказа о проведении обучающего плана. Подбор персонала ЦУП (по определенным критериям) как среди внутренних резервов компании, так и на рынке труда.

5. Изучение методологии управления проектами и ПО для управления проектами

Описание Обучение сотрудников Заказчика методологии PMBOK и программному пакету MS EPM. Тренинги позволяют сформировать у слушателей проектное мышление, способность управлять как отдельным проектом, так и портфелем проектов компании, оптимизируя использование ее ресурсов и достигая поставленных целей.
Достигаемые результаты
  1. Структурированные знания по управлению проектами и использованию ПО.
  2. Общая терминология.
Инструменты
  • Тренинг по методологии управления проектами (3 дня по 8 часов).
  • Тренинг по MS Project (3 дня по 8 часов).
Форма реализации Сотрудники Заказчика проходят 2 прикладных тренинга. После каждого тренинга слушатели проходят тестирование на предмет усвоения материала.
Ответственность Исполнителя Предоставить тренеров, а также материалы, для проведения тренинга. Создание отчета о результатах обучения (оценка усвоения материала по каждому слушателю).
Ответственность Заказчика Выделить время сотрудников (2 тренинга по 3 дня) для участия в тренингах и прохождения тестирования.

6. Разработка и внедрение мультипроектного управления

Описание Управление всем множеством проектов в компании.
Достигаемые результаты
  1. Создана понятная иерархическая структура всего портфеля проектов.
  2. Индикаторы исполнения проектов :) :(.
  3. Автоматическая отчетность (состояние, прогнозы индексы).
  4. Возможность отслеживать актуальное состояние проектов в любой момент времени.
  5. Для высшего руководства облегчается визуальный контроль проектов.
Инструменты Центр проектов в MS EPM.
Форма реализации Создается и внедряется в систему иерархия внутренних и внешних проектов. Внешние выполняются для клиентов компании Заказчика. Внутренние для собственного организационно-технического развития компании Заказчика.
Ответственность Исполнителя Предоставить аналитиков и программистов, а также инструменты и наработки для разработки и программирования иерархии проектов, взаимосвязей и индикаторов.
Ответственность Заказчика Утвердить иерархию проектов. Совместно с исполнителем выработать критерии оценки проектов.

7. Стандартизация объемов работ проектов

Описание Определяются типовые работы в проектной и организационной деятельности. Определяются текущие показатели выработки.
Достигаемые результаты
  1. Шаблоны проектов.
  2. Кодирование работ.
  3. Критерии оценки работ.
  4. Показатели выработки.
  5. Приоритезация информации, решающей для реализации проекта, и уменьшение лишней информации.
  6. Для руководителей проектов облегчается процесс планирования проектов.
  7. Появляется возможность анализа и сравнения различных проектов по типовым пакетам работ.
Инструменты
  • Структура работ проекта (WBS).
  • Расписания (графики).
  • Шаблоны проектов.
  • Кодирование работ.
  • Показатели выработки.
Форма реализации Создаются шаблоны типовых проектов, утверждаются типовые пакетов работ с длительностями, ресурсами и трудозатратами. В последующей деятельности планируется обеспечить или улучшить текущие показатели.
Ответственность Исполнителя Предоставить аналитиков и планировщиков, а также инструменты и наработки для разработки шаблонов проектов.
Ответственность Заказчика Предоставить специалистов для консультаций и проверки шаблонов типовых проектов.

8. Разработка и внедрение мультиресурсного управления

Описание Управление проектами с использованием всего множества корпоративных ресурсов. Появляется возможность просматривать загрузку ресурсов по всем проектам и грамотно управлять проектами с учетом ограниченности ресурсов компании.
Достигаемые результаты
  1. Создана иерархическая структура ресурсов (RBS).
  2. Отчеты о загрузке ресурсов (загрузка в проектах, прогнозы загрузки, прогнозы потребности).
  3. Разработано стандартное ресурсное обеспечение работ проектов.
  4. Уменьшение времени простоев ресурсов.
  5. Прозрачность загрузки ресурсов, т.е. понимание кто и чем занимается.
Инструменты
  • Расписания (time sheets).
  • Календари ресурсов.
  • Корпоративные ресурсы.
  • Замена локальных ресурсов на корпоративные.
Форма реализации Вводится понятие корпоративного ресурса, т.е. все исполнители и производственные мощности вводятся в систему в виде ресурсов. Все локальные ресурсы, используемые в проектах, заменяются на корпоративные.
Ответственность Исполнителя Предоставить аналитиков и программистов, а также инструменты и наработки для разработки и программирования иерархии корпоративных ресурсов, взаимосвязей и отчетов.
Ответственность Заказчика Утвердить иерархию ресурсов. Совместно с исполнителем выработать критерии оценки ресурсов.

9. Разработка и внедрение регламента управления проектами

Описание Пакет процедурной документации для организации процессов УП.
Достигаемые результаты
  1. Пакет регламентных документов, включающий положение о Регламенте, а так же процедуры планирования, выполнения, контроля и завершения работ проекта.
  2. Формализована деятельность подразделений, т.е. разделены функции, обязанности и ответственности между сотрудниками, распределена нагрузки.
  3. Определение четкого перечня активностей и процессов управления проектами.
  4. Повышение управляемости и контролируемости системы управления проектами и процессов проведения изменений в данной системе.
Инструменты
  • MS Office
  • SharePoint Server
  • Диаграммы
Форма реализации Разработка процедурной документации для организации процессов управления проектами. Регламент "откатывается" на реальных процессах, т.е. выполняется все по регламенту и определяется необходимость и достаточность описанных процессов и инструментов, после чего в регламент вносятся корректировки. По окончании регламент презентуется ключевым сотрудникам Заказчика.
Ответственность Исполнителя Предоставить аналитиков и консультантов, а также инструменты и наработки для разработки и оформления документов регламента.
Ответственность Заказчика Предоставить сотрудников, способных внимательно вычитать регламенты на предмет их соответствия специфике компании. Согласовать документы регламента.

10. Разработка и внедрение шаблонов управленческих документов

Описание Пакет шаблонов управленческих документов в электронном виде на сервере MS EPM.
Достигаемые результаты Пакет шаблонов управленческих документов в электронном виде на сервере в общем доступе.
Инструменты
  • Шаблоны ОСУП
  • MS Office
  • Используемые управленческие документы выполняемых проектов
Форма реализации Сотрудники не любят документировать результаты своей работы из-за большой трудоемкости создания документов. И даже если в рабочих инструкциях в обязанности сотрудника входит выпуск определенных документов, они выпускаются только при наличии свободного времени или давлении со стороны руководства. С другой стороны документирование необходимо для фиксации текущего статуса исполнения проекта, учета принятых решений и формального соглашения (подписи) между вовлеченными в исполнение проекта сторонами. Для решения данной коллизии разрабатываются шаблоны всех основных управленческих документов, что позволит резко сократить трудоемкость создания документов, унифицировать документооборот и обеспечить единое понимание выпускаемой документации. После выпуска шаблонов, работы по их заполнению вносятся в шаблонный график исполнения проекта, что обеспечивает практически 100% вероятность документирования на всех стадиях реализации проекта. Все выявленные управленческие документы оформляются в виде шаблонов MS Office с вложенными комментариями и подсказками для заполняющего лица. Далее "откатывается" заполнение шаблонов на реальных проектах, после чего в шаблоны вносятся правки.
Ответственность Исполнителя Предоставить аналитиков и консультантов, а также инструменты и наработки для разработки и оформления шаблонов.
Ответственность Заказчика Предоставить сотрудников, способных внимательно изучить шаблоны на предмет их соответствия специфике компании.

11. Разработка и внедрение ролевых инструкций

Описание Пакет ролевых инструкций всех участников проектов.
Достигаемые результаты
  1. Матрица ответственности.
  2. Ролевая инструкция руководителя ЦУП.
  3. Ролевая инструкция руководителя проекта.
  4. Ролевая инструкция администратора проекта.
  5. другие необходимые ролевые инструкции участников проектов.
Инструменты
  • OBS
  • MS Office
  • MS Word (возможно viewer)
  • SharePoint Server
Форма реализации Разработка ролевых или изменение должностных инструкций всех участников проектов.
Ответственность Исполнителя Предоставить аналитиков и консультантов, а также инструменты и наработки для разработки и оформления ролевых/должностных инструкций.
Ответственность Заказчика Предоставить сотрудников, способных внимательно изучить ролевые/должностные инструкции на предмет их соответствия специфике компании. Согласовать инструкции.

12. Разработка специализированной отчетности

Описание Пакет нестандартных отчетов, обеспечивающих потребности и особенности бизнеса заказчика.
Достигаемые результаты
  1. Специализированная отчетность.
  2. Финансовая отчетность.
Инструменты
  • Visual Basic
  • MS Excel
  • MS Project
  • Программирование
Форма реализации Программирование надстройки над MS Project, автоматически создающей отчеты в MS Excel
Ответственность Исполнителя Предоставить аналитиков и программистов, а также инструменты и наработки для разработки и программирования Специализированных отчетов.
Ответственность Заказчика Предоставить требования к социализированной отчетности, а также согласовывать и давать замечания к созданным шаблонам и формам отчетности. Провести тестирование созданных отчетов.